Nous sommes tous au fait de la situation aujourd’hui, nous faisons face à des enjeux qui nous obligent à vivre confinés depuis plus d’un mois. C’est une réalité à laquelle nous nous sommes adaptés et avec laquelle le télétravail est devenu essentiel pour plusieurs entreprises afin de survivre à cette crise historique.

Chez Communidée, nous avions commencé à implanter le télétravail depuis près d’un an, ce qui a permis une transition fluide pour l’ensemble de l’équipe du bureau vers la maison. Cela dit, il y a un outil en particulier qui nous permet de rester en communication et qui nous aide à relever les défis liés à la distance : Basecamp. 

Depuis 2 ans, nous travaillons avec cette application qui facilite le suivi de nos projets et assure une excellente communication entre les graphistes, les coordonnatrices, la direction et même les clients. 

Basecamp est un logiciel de gestion de projet. Son interface simple et intuitive nous permet de créer divers modules pour rassembler nos employés par équipe ou par projet. Chaque module présente un nombre de fonctionnalités qui aident à la gestion de la production au quotidien. En bref, la plateforme nous permet de clavarder avec les membres de l’équipe, de faire des annonces importantes dans une section définie, de créer des « To-dos » de groupe et d’assigner des tâches aux personnes concernées. Elle présente aussi une fonction « Agenda » qui sert d’échéancier pour les projets et qui offre la possibilité de partager des documents et des fichiers. 

Toujours pas convaincu? Voici 6 avantages INDISPENSABLES de la plateforme qui nous permettent de réaliser vos projets rapidement et efficacement sans rien oublier!

#1 – Notre équipe est en contact constant, et ce, malgré la distance.

Le travail d’équipe n’aura jamais été aussi facile qu’avec Basecamp. Grâce au salon de discussion intégrée « Campfire », et aux messageries de groupes et individuelles, nous partageons continuellement des informations pertinentes à la réalisation de vos projets. 

De plus, sans Basecamp, nous n’aurions plus l’ambiance conviviale de bureau de notre chaleureuse équipe, sans oublier toutes les bonnes (et moins bonnes…) blagues qui nous font rire pendant la journée. 

Le clavardage sert donc d’une part à échanger des informations importantes, et d’autre part à partager des anecdotes ou à créer des groupes de motivation qui donnent lieu à une ambiance de collaboration virtuelle, malgré la distance.

#2 – Toutes les informations et tous les documents et éléments nécessaires à un projet sont au même endroit.

Fini les détails perdus dans les longues chaînes de courriels! Avec Basecamp, les informations sont centralisées et accessibles pour toute l’équipe, de même que pour nos clients. La plateforme nous permet de conserver vos logos, vos lignes directrices ainsi que vos visuels dans un seul et même module. L’accès à ces éléments se fait beaucoup plus rapidement, autant pour vous que pour nous. De plus, un système de mise à jour intégré dans l’application permet d’avoir toujours la dernière version du projet tout en conservant les versions précédentes. Il est donc facile de comparer l’évolution du projet et, au besoin, de revenir en arrière.

#3 – Le processus de travail de nos projets est simplifié grâce à Basecamp.

Du « brief » initial à la relecture, chaque projet comporte plusieurs étapes et aussi plusieurs acteurs. Même le projet le plus simple implique plusieurs personnes et nécessite de multiples échanges entre chacune d’entre elles. C’est pourquoi nous utilisons Basecamp, qui nous  permet de partager facilement les fichiers entre les différents intervenants au moment voulu, selon les différentes étapes du projet. Il est aussi possible de commenter les étapes, ce qui évite de se perdre dans les échanges de courriels interminables.

#4 – La planification de vos projets et la division de ceux-ci en tâches est d’une simplicité étonnante.

Chez Communidée, nous gérons des dizaines, voire des centaines de projets en même temps. C’est tout un défi de s’y retrouver! Basecamp offre la possibilité de programmer des listes de tâches avec des échéances. Ainsi, chacun de nos employés a accès directement à un calendrier personnalisé qui lui permet de mieux gérer ses priorités et d’y inscrire toutes ses tâches. Vous pouvez donc être rassuré que nous nous souviendrons de vos délais et qu’aucun détail ne sera oublié!

#5 – Grâce à Basecamp, le lien avec nos clients et entre tous les intervenants reste la clé du succès de chaque projet.

Pour Communidée, il est primordial d’impliquer le client dans la chaîne de production pour avoir ses commentaires sur le travail, pour créer un lien de confiance et pour être plus efficace. Basecamp nous permet d’inclure nos clients à nos équipes de travail. En plus de pouvoir donner votre avis sur l’avancement du projet et d’avoir facilement accès à toutes les versions de chaque pièce de votre projet, vous avez la possibilité de communiquer toute information pertinente au coordonnateur de projet, ainsi qu’au graphiste, en tout temps. Cet avantage est un atout important, en particulier pour les gros projets qui impliquent beaucoup d’échanges. D’ailleurs, nous utilisons Basecamp depuis plusieurs années pour la réalisation du magazine Just For You de L’Oréal Canada. Chaque section est divisée, mais les informations nécessaires sont facilement accessibles pour tous les intervenants afin qu’ils puissent compléter leur partie. De plus, nos clients peuvent naviguer aisément d’une section à l’autre.

#6 – Avec Basecamp, la confidentialité est assurée pour tous nos clients.

Pour toute organisation, la sécurité de ses données est primordiale. En affaires depuis  plus de 20 ans, Basecamp possède une politique très stricte à ce sujet en laquelle nous avons entièrement confiance. Pour plus d’informations sur la sécurité de Basecamp, visitez https://basecamp.com/about/policies/security .

Que vous soyez gestionnaire d’entreprise, entrepreneur ou client, Basecamp est une plateforme très efficace pour la gestion de projets, autant au sein d’une petite que d’une grande entreprise. Elle devient tout simplement un outil indispensable afin de sauver du temps précieux, de créer des liens avec les clients et d’augmenter l’efficacité au sein de l’équipe!

Par ailleurs, les clients sont aussi très satisfaits, voici ce qu’ils en disent :

“Other than the couple of times the page was glitching, I only have positive feedback for Basecamp, I love it, I find it very easy to work on and love that all my AW projects (current and past versions) are at one place.

I think it makes our lives easier with all the info we managed for 1 project and with all the back and forth comments we have during the day. Thanks a lot for providing this great tool!!”

– Karol Garcia, Spécialiste de l’image au détail Maybelline New York

I’ve known Basecamp for years now, and it has only improved over the years! Super easy and sleek to use, Basecamp is really one of the easiest platforms I’ve ever used, even when I had to work from abroad the app was fantastic! I can only recommend it as a project management tool!

– Maëva Pleney, Chef Média Digital – Digital Media Manager Garnier

Curieux de tester votre prochain projet avec nous sur Basecamp? Écrivez à nos coordonnatrices à projet@communidee.com pour obtenir plus d’informations!